comScore "Year-over-Year Change in Time Spent Using Web-Based Email by Age Segment in the U.S."

Diese Zahlen aus einer Studie von comScore bestätigen  meine Vermutung, dass die Nutzung von E-Mail unter Jugendlichen stärker abnimmt als von vielen bisher Vermutet. In der Altersgruppe der 12- bis 17-Jährigen minus 59%, bei den  25- bis 34-Jährigen immerhin minus 18%. Die Studie bezieht sich auf die Nutzung von Webmail in den USA, wobei ich vermute, dass der Zusatz “Webmail” nicht wirklich relevant ist. Eine weitere Studie von ContactLab stellt u.a. fest, dass 51% aller Nutzer ausschließlich Webmail verwenden und weitere 34% Webmail als auch lokale Software in Kombination. Außerdem werden Instant Messaging und Soziale Netzwerke von großen Teilen der Nutzer verstärkt zur Kommunikation verwendet.

ContactLab: Alternativen zur E-Mail

Unternehmen müssen aus meiner Sicht daher langfristig umdenken und Alternativen bereitstellen. Die neuen Generationen Mitarbeiter werden sich wohl kaum vorstellen können, Dokumente, Grafiken und Videos per E-Mailanhang zu verteilen, dafür müsste man dann wohl schon eine Schulung anbieten. Ganz selbstverständlich werden inzwischen Webportale und Soziale Netzwerke wie Facebook zum Austausch verwendet.

(via Thomas Hutter)

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Nicht alle Geeks scheinen Google Wave zu mögen… Hier gibt es deshalb wohl genau zum richtigen Zeitpunkt eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Wave Ideen und Funktionen (im Vergleich zur 80 min. Vorstellung auf der Google I/O http://www.youtube.com/watch?v=v_UyVmITiYQ)

Ich halte das Konzept immer noch für absolut zukunftsweisend in der Kommunikation. Natürlich muss an den technischen Feinheiten noch einiges optimiert werden. Und natürlich warte ich auf ein Invite um es mir selber ansehen zu können…

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Da kommt es gelegen, dass Google vor einiger Zeit Google Sync vorgestellt hat. Damit ist es möglich das “mobile device” direkt mit Google zu synchronisieren.

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Im folgenden nun einige Hinweise zum Setup des Ganzen:

Erste Hürde war Google mit meinen aktuellen Terminen und Kontakten zu füttern:

Sync-Tool für den Kalender

Outlook und Google-Kalender Synchronisation

Für die Synchronisation von Outlook- und Google-Kalender gibt es ein Syncronisationstool das zuverlässig funktioniert.

Sind die Termine damit erst mal in den Google-Kalender synchronisiert, können die Termine mit dem iPhone abgeglichen werden.

Kontakte Outlook Export / Google Import

Schwieriger war da der Export der Kontakte aus Outlook und Import in Googlemail. Aus Outlook müssen die Kontakte als .csv-Datei exportiert werden. In Outlook 2003 funktioniert dies über Datei/Importieren-Exportieren. Im folgenden Dialog wählt man Exportieren in eine Datei, Kommagetrennte Werte (Windows) und dann das entsprechende Kontakteverzeichnis aus. Leider hat Google die Felder aus meiner deutschen Outlookversion nicht Korrekt erkannt. Daher habe ich beim Export nur die benötigten Felder zugeordnet. Am Ende habe ich meine aus Outlook exportieren Kontakte im .csv-Format Excel bearbeitet und folgende Spalten erstellt:

"Title","First Name","Middle Name","Last Name","Company","Business Street","Business Street2","Business City","Business Postal Code","Business Country","Home Street","Home Street2","Home City","Home Postal Code","Home Country","Other Street","Other Street2","Other City","Other Postal Code","Other Country","Business Fax","Business Phone","Business Phone 2","Home Phone","Home Phone 2","Mobile Phone","Other Phone","E-mail Address","E-mail 2 Address","E-mail 3 Address","Birthday","Children","Bank","Spouse","Web Page"

Die so erstellte .csv-Datei habe ich dann in Googlemail importiert. Nun sollte man die Kontakte in der Kategorie “Meine Kontakte” bei Googlemail auf den aktuellen Stand bringen, denn diese werden Synchronisiert. Wichtig ist auch zu wissen, dass eine E-Mailadresse jeweils nur einmal erlaubt ist. Falls man unterschiedliche Kontakte mit gleicher E-Mailadresse hat, wir nur der erste importiert. Ganz gut funktioniert aus meiner Sicht online mehrere Kontakte zu einem einzigen zusammenzuführen. So können ggfs. Verschiedene Telefonnummern und E-Mailadressen zu einem Kontakt verschmolzen werden. Lediglich bei unterschiedlichen Namen der Kontakte musste man achtgeben. Hier einige Screenshots:

Synchronisation von iPhone und Googlemail

Zur synchronisation von Kalender und Kontakten muss ein Exchange Konto eingerichtet werden. Seitens des iPhone wird die Firmaware Version 2.2 oder höher benötigt. Man sollte vorher die Kontakte des iPhone via iTunes sichern und dann vom iPhone löschen, um Konflikte und Verluste zu vermeiden.

VieleInformationen benötigt man nicht zum Einrichten. Der Name des Kontos kan beliebig gewählt werden, die Domain kann leer bleiben, als Server wird m.google.com gesetzt, Benutzername und Kennwort sind wie gewöhnlich beim Googlemail Login, SSL wird aktiviert. Die benötigten Informationen findet man auch in der Hilfe von Google.

Damit werden sämtliche Kontakte und Termine direkt mit Google Synchron gehalten. Ich verwende dies nun schon seit einigen Wochen produktiv und bin begeistert.

Interessant finde ich in diesem Zusammenhang die Aussage von Jeremiah Owyang zur Emailspirale:

Responding to emails leads to more emails: The more you respond to emails, the more you will receive. Keep in mind what your core goals are (why is your employer paying you) and try to manage and budget this.

Email als Universaltool?

Natürlich kann man dies nicht generalisieren. Es geht darum die richtigen Tools (wie Email, Blogs, Wikis usw.) im richtigen Kontext effektiv einzusetzen. Längst nicht jedes interne Corporate-Blog macht Sinn, für manche Zwecke sollten Mitarbeiter vielleicht einfach bei einer Email bleiben. Andererseits zeigt dieses simple Beispiel, wie viel Chaos eine Email anrichten kann, wenn doch ein einfacher Blogpost viel effektiver wäre. Dazu kommt das in Unternehmen der Email verkehr meist mehrdimensional läuft. Oft werden und sollen Emails an Vorgesetzte in Kopie gesendet werden. Sicherheitshalber wird oft noch der Kollege und sämtlich Ansprechpartner beim Kunden mit einbezogen. Kein Wunder das viele Mitarbeiter Stundenweise täglich nur mit abarbeiten durchsehen von Emails beschäftigt bleiben.

Ich selbst orientiere mich, wenn möglich, an diesen Punkten:

• Email für den Austausch von Informationen die nicht sehr zeitkritisch sind oder es mir wichtig ist, dass die Information gelesen wird und der Vorgang dokumentiert.
• Instant Messaging um Themen sofort zu klären. Sobald es komplexer wird wird auf Sprache umgestellt (Skype oder Telefon). Nebenher können weiter wichtige Textschnipsel, URLs Dateien etc. per Instant Messaging übertragen werden.
• Blogposts zur Veröffentlichung von Informationen für viele Leser.
• Wikis zur gemeinschaftlichen Dokumentation Arbeit, oder auch GoogleDocs um kollaborativ Dokumente wie (z.B. Excel-Tabellen) zu Erstellen.

Natürlich spielt eine Rolle welche Möglichkeiten den Beteiligten zur Verfügung stehen und ob die Tools bekannt sind.

[via Beat Doebeli]

[via den netten Microsoft-Man (Blog) vom Barcamp]

• Automatisches Speichern der Entwürfe
• Verwenden von fremden absende Adressen
• verbesserter Import/Export von Kontakten

Ich habe mich vor allem über die Möglichkeit gefreut auch andere Emailadressen als Absender zu verwenden. Die jeweiligen Emailadressen müssen dazu mit einem Bestätigungscode frei geschaltet werden. Dies erspart mir vorläufig die eigene Installation eines aufwendigen Webmailers wie z.B. RoundCube, Zimbra oder Hula auf meinem Server. Auch via Pop3 kann jetzt über Gmail mit alternativem Absender verschickt werden.

Wer immer noch einen überfrachteten Webmail-Account wie beispielsweise bei GMX, Web.de oder gar Freenet verwendet, kann jetzt einfach wechseln, ohne sämtliche Kontakte über die neue Emailadresse informieren zu müssen. Dazu einfach die bestehenden Emailadressen auf Gmail weiterleiten und in Gmail die gewünschte Standardemailadresse als Alias einrichten (Dazu in Gmail einfach Einstellungen, dann Konten und dann weitere E-Mail-Adresse hinzufügen wählen). Natürlich ist auch Gmail nicht ganz werbefrei, allerdings stört die textbasierte Werbung wesentlich weniger als nervige Flashbanner mit Sound oder Popups. Um die Werbung ganz loszuwerden kann man auch die Firefox-Erweiterung Customize Google installieren. Unter vielen praktischen Einstellungen kann damit auch die Werbung in Gmail ausgeschaltet werden.

Weitere Infos: Googlemail bietet ein Kostenloses Emailpostfach mit derzeit 2.7 GB Speicherplatz an. Im Vergleich zu den bekannten Freemailern handelt es sich um eine reine Webmailanwendung mit vielen praktischen alltagstauglichen Funktionen, wie z.B. dem Automatischen vervollständigen der Emailadressen. Von Vorteil ist auch die Anordnung der Emails als Thread, wie aus Foren bekannt. Emails mit gleichem Betreff werden automatisch zusammengehängt. Spam wird wirksam gefiltert. Allerdings blendet Google kontextsensitive Werbung ein.